古奧會 · G6 家長協辦手冊

00下一屆從這裡開始

整頁其餘部分是 2026 年的實際紀錄。要辦下一屆，照這一節的順序走。

三方角色先搞清楚誰負責什麼，才不會做白工

倒數時程2026 年的實際節奏，往前推算就好

• T−6 週 · 先跟校方對三件事→ ① 拿到時程安排表（會改版，要盯最新版，今年 0818 → 0910 改了結束時間與早茶午餐時段）② 問「哪些由高年級學生做」③ 確認運動器材誰負責。順便問場地怎麼申請——走學校場還是家長場、押金與租金誰付。這幾件沒定，問卷會白做
• T−4 週 · 點名外借器材→ 標槍、鐵餅要向他校借，活動前一週就得到位，等問卷回收來不及。今年向雅典娜、山峰、空間動力三處借，活動後要歸還
• T−3 週 · 發人力問卷→ 爸媽各填一份。題目順序看第 07 節，整份表單由一支 Apps Script 產生
• T−2 週 · 排班→ 回收後用 tools/schedule.py 排、tools/check.py 檢查。規則：每人最多 2 班、不連班、組長不重覆、整天在的排輕鬆的工作
• T−1 週 · 下單與借東西→ 桶裝水（今年 18L × 20 桶，前一日送到學校）、向小舖借水桶 4 個與餐盤、跟帳篷廠商確認桌椅張數（照配置先算完再租，今年 13 張不夠、要 26 張）
• 前一日→ 做桂冠並冷凍保鮮到隔日中午、集合清點隔日要載的東西、收家長便當盒（貼防水名字貼紙）、廠商搭棚
• 當日 07:30→ 學校集合點名、搬貨上車（含桌椅）、載到田徑場、卸物資、場佈。家長穿白衣含防曬
• 當日 11:00→ 兩台車回學校載便當，另一台去載冰塊；廚房那兩位早上不排會場的工作，自己決定幾點去裝
• 當日 14:25→ 撤場、收桌椅回學校、清運垃圾與廚餘；最後拍一張帶日期時間的場地淨空照傳給總務老師
• 活動後→ 器材歸還三處、存一份分配表快照、把實際狀況補回這份手冊（器材清點、交接筆記兩段）

要重做的只有三樣其餘照抄

1. 問卷複製 Apps Script 專案，改 SPEC 的題目與工作項目、ROSTER 名冊、EXTRA（問卷之外由家長窗口另排的工作）。部署成網頁應用程式後，把網址填進 config.js——只有那一個地方要改。題目順序見第 07 節。
2. 分配表與個人工作頁只要改 schedule.js 的 MAP（每個工作對應哪一天、幾點、在哪裡）與 PROGRAM（校方與孩子的流程）。roster.html、my.html、print.html 幾乎不用動。
3. 場地圖改 venue.svg 的帳篷分配與城邦順序。城邦固定 8 個，但每個城邦的人數每年不同，桌椅與便當份數要當年重算。

排班規則、人力權重、三張清單、器材清點與交接筆記都可以照抄。工具的用法寫在 repo 的 README.md，排班與檢查程式在 tools/，規則與名單全部在 tools/roster.config.json，換活動不用改程式。

先看踩過的坑 ↓第 06 節有器材清點（誰的東西）與交接筆記

01先看清楚規模

問卷怎麼設計，取決於這個數字對不對得起來。

全部工作加起來約 102 人次。雲杉有 28 個家庭，就算每家到場 1 位大人也只有 28 人 — 平均每位到場的家長要認 2 到 3 個時段。這件事必須在問卷第一頁就講明白，不然家長會以為認一個班就結束了。

02事前工作

9/19 的器材已借到；接下來是 9/21 訂水、9/23 前採買，和 9/23 當天的桌椅、搭棚、桂冠。

借用器材清單標槍 44 支、鐵餅 28 個 · 9/17 已全部借到

標槍長度：400g 約 200 公分、600g 約 220 公分（500g 介於兩者之間）。400g 共借到 4 支（雅典娜 1＋山峰 3），進階組標槍用的就是這 4 支。車廂要能平放 2 公尺以上的長物——休旅車後座倒平通常可以，一般轎車多半不行。

聖火架與柴火9/20 現場照 · 交接參考

03活動當日 9/24（四）

流程已於 9/10 改版：結束時間從 1420 延到 1455，早茶提前到 1000、午餐提前到 1210，並新增進階組標槍。先看校方的流程表與平面圖，再看家長工作的時間軸。紅底＝轉場，人潮最多；轉場場佈由校方安排高年級學生，家長不用支援。

校方正本 · 20260910 時程安排2 頁，流程與場地以此為準（取代 0818 版）

時間軸

04補給站排班

1000–1330，30 分鐘一班（沿用過往習慣），共 7 班。每班 2 攤 × 3 員，合計 42 人次。第 7 班是 0910 改版後加開的。

工作內容：供水、切檸檬與水果、泡寶礦力水得、鹽。早茶由孩子自行準備，補給站不供應點心。裁判在場邊不能離開，由 2 位家長專責送水過去。

05三張清單

工作要有人，物品要有人帶。這三張分別對應：跟校方要、請家長帶、還沒有答案。

A · 跟校方確認10 項

• 當天總人數（學生、教職員、家長預估）→ 決定飲用水量、水果量、便當份數、補給站攤位夠不夠
• 過往經驗的桶裝水桶數與水果量（品項、份量）→ 這是訂購唯一可靠的基準，不要用猜的
• 桌子可否借用 16–20 張（每帳 2 張）、可堆疊塑膠椅幾張→ 決定 9/23 要幾台貨車、幾趟
• 垃圾桶、垃圾袋、廚餘桶、回收分類由學校準備幾組→ 廚餘桶放在補給站；切水果與檸檬會產生廚餘，收場只有 30 分鐘
• 田徑場現場條件：電源位置、有無飲水台或水龍頭、廁所位置→ 沒有水源的話自備水量會翻倍，連帶影響 9/24 早上的車
• 桌椅 9/23 放田徑場過夜是否可以，有無看管、防雨→ 不行的話 9/23 這一趟要整個改到 9/24 早上
• 廚房 9/24 1000 可否使用：裝便當動線、有無冷藏可放冰塊→ 冰塊由家長帶，但要有地方放
• 便當：份數、是否為涼麵、廠商幾點送到廚房→ 1000 裝、1220 才吃，中間 2 小時 20 分。涼麵就必須全程保冰
• 護理師當天是否在場（已有班外護士支援，仍要確認校方保健室）、保健箱與冰敷放哪→ 角力、鐵餅、標槍整天進行，擦傷扭傷是常態
• 雨天改期的判定時間與通知方式→ 問卷結尾要寫「改期由校方通知」，家長才敢認班

B · 請家長準備的物品問卷逐項勾選 · 所有出借物品活動後歸還，請先貼名字

• 冰塊（保冰便當與飲料）幾點買、誰買 — 太早買會化
• 保冰箱、保溫箱便當送到後回程要帶回
• 分裝用大水壺飲用水是向廠商買的桶裝水；家長帶大水壺分裝，方便倒給孩子的水杯或水壺
• 水果刀、砧板、托盤、夾子切檸檬與水果用，每攤各一套
• 寶礦力水得粉、鹽
• 白衣家長當天穿白衣，記得防曬
• 便當盒（前一日 9/23 交）貼防水名字貼紙；涼麵盒會跟冰塊一起保冷，一般貼紙會濕掉
• 紙膠帶 3 卷已買，貼名字用
• 向小舖借：餐盤（擺水果與鹽巴）、水桶 6–8 個9/23 前借好，家長窗口去借
• 桶裝水用的抽水器／水龍頭不是校方的，可能是廠商附的或某位家長的，要找出來源

C · 還沒有答案，要去問誰3 項

• 問 9/19 活動主辦方：9/19 幾點要用、活動結束後可否留到 9/24→ 數量與長度已定（標槍 45 支、最長 220 cm；鐵餅 28 個）
• 問雅典娜、山峰、空間動力：借用聯絡人、可取件時間、有無車輛或時段限制；空間動力那趟要幾台車
• 抽水器：桶裝水 18L × 20 桶已由家長窗口 9/21 下單，抽水器是廠商附的還是家長的

06校方協助與分工 · 交接給下一屆

哪些事學校做、哪些事家長做。下一屆協辦的 G6 家長接手時先看這一段，再跟校方逐項核對今年的做法還適不適用。已確認＝校方或家長窗口已拍板；待確認＝今年到最後都沒拿到答案，下一屆要自己去問，不要當成慣例。

器材清點 · 9/24 實際分類＋誰的東西；數量以學校簽收表格為準，分袋方式每年不同，記錄即可

誰的這一欄是下一屆最需要的——決定要不要自己準備、要不要提早去借。校方＝學校原有、學校負責出；家長＝協辦班準備或出借；外借＝向他校借、活動後要歸還；廠商＝隨帳篷租賃。除了給音響供電的儲能設備是家長自備，其餘沒標家長的都是跟學校借。廠商的電話與聯絡人不放在這個公開頁面，記在 repo 的 data/vendors.json，交接時跟著 repo 一起給下一屆。

給下一屆的交接筆記

• 招人之前先問校方「哪些由高年級學生做」→ 今年先在問卷招了 4 位家長做轉場，9/18 才確認由高年級執行，已排的人要重新調到補給站和便當
• 流程表會改版，要盯最新版→ 今年 0818 → 0910 改版：結束時間延後 35 分鐘、早茶與午餐提前、新增進階組標槍，補給站因此多開一班
• 器材要外借的，問卷前就先點名→ 標槍、鐵餅在 9/19 前要到位，等問卷回收會來不及；今年向雅典娜、山峰、空間動力三處借，活動後要歸還
• 協辦班就是當年的 G6，馬車跑與接力家長要下場，那兩段不排工作→ 今年 0940–1000、1335–1355
• 攝影找班外家長，一人負責一項運動→ 協辦班家長忙現場，今年請到 G3、G4、G5 家長各一位＋班上林易諄；原本還有龍伸老師，9/23 校方改派他顧聖火台——校方老師的人力隨時可能被調走，別把某一項只掛在老師身上；不過 4 位就排得滿，馬車跑與接力那兩段沒有其他項目，讓拍鐵餅的人兼即可；跳遠與角力、鐵餅與標槍同時進行，各要一人
• 整天在的家長排輕鬆的工作→ 他們撐全場，體力要留到撤場；粗重的 0730 搬運交給只來上午的家長，組長也找半天的家長
• 廠商聯絡簿要留下來，不要只寫「向廠商訂」→ 2026 的手冊只寫「向廠商訂桶裝飲用水」，下一屆第一個問題就是「跟誰訂」卻查不到。現在名稱寫在頁面上、電話記在 data/vendors.json（不上公開網頁）。桶裝水是豐水水股份有限公司；帳篷桌椅、便當這兩家還沒記，誰接手誰補
• 場地要付錢，而且分兩種申請途徑→ 向公所借田徑場：學校場由學校申請，借用押金 20,000 元、租金 1,000 元／小時，費用走會計室請款；家長場則由家委會以班級名義申請。以 2026 的 0730–1455 推算大約七到八小時，實際時數以申請單為準。開始排人之前先問清楚這一屆走哪一種、誰去申請、錢從哪裡出
• 當天一早先去看廁所，收場要拍照回傳→ 早上廁所裡面和外面常有前一批使用者留下的包裝垃圾，通知公所，公所會派人先來清，不要自己收。收場時廁所每間垃圾清空、現場垃圾全部打包、場地淨空，然後拍照、照片要帶日期時間，傳給學校總務老師——這是交還場地的憑證，沒拍等於沒交
• 桌子一定會不夠，先把數量算出來再跟廠商租→ 今年實際只有 13 張，但照配置要 26 張（8 個城邦各 2、補給區 1 兩張、補給區 2 兩帳各 2、醫護 2、帳篷④ 2）。椅子 169 張夠用。桌椅是帳篷廠商租賃的，租之前先照帳篷配置把桌數算完
• 冰塊與餐盒改用塑膠箱，不要用紙箱→ 今年餐盒每個城邦裝 2 個紙箱，紙箱遇冰會濕爛、也不能重複用；明年跟喜豐香借塑膠箱，載運與回收都省事
• 桂冠前一日做好就要冷凍→ 裝保麗龍箱 2 箱冷凍到隔日中午，跟餐盒同一趟送到現場，才不會枯掉
• 聖火檯是固定式、拆不開→ 安排車輛時要留能放整座的空間；木柴實際用 3 個中桶，另備鐵水桶 2 個＋粗砂滅火、噴燈與火棒
• 補給區在廁所前、樓梯下方→ 那裡陰涼，午餐餐盒可以先存放在那邊，不用一直搬
• 家長下場跑要先列名單→ 馬車跑 20 位、接力 17 位，男女各半；排班時避開接力前一班，否則只有 5 分鐘換場

07問卷

2026 年的問卷設計，下一屆可以直接複製改題目。問卷是人力的主體——所有排班都是從這裡長出來的。

題目順序：孩子座號姓名 → 能不能參與（不能的直接跳到結尾留名）→ 只前置／只當日／都可以（先列出需要車的工作與時間，再選車型；沒車就「直接前往會場」）→ 前置段（出車、壯丁）→ 當日段（先看時程表圖與家長工作時段；選「整天都在現場」直接跳到募集，半日／部份時段才勾工作）→ 物品募集（全部歸還）→ 姓名、電話、LINE、經驗分享。每位家長都填，爸媽各一份。問卷短網址 guao-2026.pages.dev/form。

表單與回應試算表由 古奧會人力問卷_buildForm.gs 一次產生；回應表內另有「排班表」與「整理」分頁。回覆會自動算成 工作分配表：每個工作要幾人、誰認了、還缺幾人。

看 2026 年的問卷長什麼樣 ↗

082026 的裁定紀錄

當年逐項拍板的過程。下一屆不必照抄結論，但可以看出哪些事需要拍板、誰拍的、什麼時候才會定——最後兩條是到活動結束都沒定的，留給下一屆去問校方。

1. 已裁定（9/19）大鼓、音響、麥克風、延長線由學校總務負責，運動器材由富足老師負責；9/23 廠商搭棚；桶裝水家長窗口 9/21 下單；9/24 0730 在學校集合裝車；機動組陳佩宜、康智怡；攝影每人一項運動（加入龍伸老師）；補給站每帳 3 人、組長每人最多一次、整天在的家長排輕鬆的工作。
2. 已裁定（9/18）活動轉場場佈由校方安排高年級學生執行，家長不用支援（原「機動組・轉場搬器材」4 人改排補給站與便當）。
3. 已裁定（9/17）醫護站由 G4 楊易緯媽媽（護士）支援、攝影班外已確認 3 位、借器材三趟已完成（標槍 廖原廣、空間動力 陳佩宜）。雲杉是 G6，馬車跑與接力家長下場、那兩段不排工作；400g 標槍借到 4 支（雅典娜 1＋山峰 3），進階組就用這 4 支；補給站加開第 7 班 1300–1330。
4. 已裁定（9/23）龍伸老師由攝影改任聖火台（整日顧聖火）；藍老師改到醫護區，與 G4 楊易緯媽媽一起。攝影不再補人，用現有 4 位排滿：馬車跑（09:40）與接力（13:35）由畢莉兼，那兩段沒有其他項目在進行。
5. 已裁定（9/20）向小舖借餐盤與水桶由家長窗口處理；紙膠帶 3 卷已買；送水給裁判改由每班兩帳的組長負責，看裁判需要就送，不壓時間。
6. 留給下一屆問校方 · 開幕與閉幕需不需要家長人力？開幕有聖火與表演、閉幕要頒獎與合唱合照。2026 年只排了攝影，其餘由老師處理，實際也沒出狀況——但這是沒問到、不是已確認。
7. 留給下一屆 · 問卷回收要壓幾號？2026 年沒壓明確截止日。教訓是：外借器材（標槍、鐵餅）的時程比問卷早，那幾項直接在班群點名，不要等問卷。